Techniki prowadzenia księgowości

Pośród ręcznych technik księgowości wyróżnia się trzy typu. Pierwszym z nich jest:

Forma tabelaryczna - której cechą charakterystyczną jest to, że łączy dwa urządzenia księgowe: księgę główną i dziennik księgowy, tworząc księgę dziennik-główną.

Forma rejestrowa - która stosowana do księgowania operacji masowych, w których występuje wiele dowodów księgowych danego typu. Podstawowym urządzeniem księgowym jest rejestr, który odzwierciedla w pełni przebieg operacji w czasie, a liczba rejestrów może być duża.

Forma przebitkowa - która opiera się na prowadzeniu kart kontowych. Stanowi duże udogodnienie, gdyż zastępują one zwarte księgi i tworzą tak zwane kartoteki. Wpływa to na swobodny podział pracy, który warunkuje możliwość zakładania wielu kont.

Szczegóły publikacji...

Zautomatyzowana forma techniki księgowości.

Można wyróżnić trzy podstawowe kierunki wykorzystywania komputerów w rachunkowości:

 » zagadnieniowe przetwarzanie danych księgowych (za pomocą komputera przetwarza się te odcinki prac ewidencyjnych, które ze względu na dużą liczbę powtarzających się danych źródłowych są najbardziej czasochłonne),
 » kompleksowe przetwarzanie danych rachunkowych, czyli od ewidencji, poprzez przechowywanie i zastawiania danych liczbowych,
 » zintegrowane przetwarzanie danych księgowych (sposoby informowania kierownictwa oraz procedury księgowy są zupełnie inne).

Komputer może być wykorzystywany do automatyzowania niektórych prac takich jak:

 » sporządzanie faktur,
 » wyceny zapasów o stałych cenach ewidencyjnych,

 » sporządzanie monitów i naliczanie odsetek za należności nie zapłacone w terminie,
 » wprowadzanie różnic kursowych,
 » dekretowanie typowych operacji gospodarczych,

Przepisy zobowiązują jednostkę, która prowadzi księgi rachunkowe za pomocą komputera do dodatkowych czynności, mających na celu zwiększenie wiarygodności i poprawności zapisów.
Na przykład w przypadku planu kont, powinny one zawierać dodatkowo listę zbiorów wchodzących w skład księgi na nośnikach z określonym ich powiązaniem i połączeniem, opis przetwarzania danych, wykaz programów wraz z instrukcją ich obsługi.

W przypadku ksiąg rachunkowych sprawa wygląda następująco:

 » warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości jest posiadanie specjalnego oprogramowania,
» przy tej formie księgowości spełniony musi być obowiązek zapewnienia automatycznej kontroli ciągłości zapisów,
» wydruki powinny być automatycznie numerowane, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej strony oraz na kolejnych stronach być sumowane w sposób ciągły,
» zapisy powinny posiadać automatycznie przypisany numer pozycji, oraz dane osoby, która je wprowadziła,

 Chociaż komputery znacznie ułatwiają pracę księgowym, nie mogą oni zapominać, że poprawność ich pracy uzależniona jest od programu i otrzymanych danych wejściowych. Niezwykle istotnym jest 
zapewnienie odpowiedniego oprogramowania oraz kontrola wprowadzanych informacji.

Szczegóły publikacji...

Przebitkowa forma techniki księgowości.

W księgowości przebitkowej stosuje się zupełnie odmienną technikę rejestracji, można ją prowadzić ręcznie, lub za pomocą maszyn księgujących.

Przypomnę, że w tym typie księgowości zapisy prowadzone są kontach syntetycznych, czyli luźnych kartkach, z których informacje są zapisywane, a następnie za pomocą kalki przebijane na dziennik, który służy zachowaniu chronologiczności.

Urządzenie, które ułatwia tworzenie zapisów nazywane jest kontownicą, która ułatwia tworzenie zapisów przez kalkę w taki sposób aby znalazły się one w odpowiednich wierszach i kolumnach.

Formularz dziennika stanowią luźne karty składające się z rubryk, które są dostosowane do kart kontowych, w zależności od ich rodzajów zależy rodzaj formularza z jakiego się korzysta. Można więc spotkać się z dziennikami finansowymi, ilościowo-wartościowymi czy służącymi do ewidencji środków trwałych itp. Karty dziennika są zazwyczaj dłuższe niż karty kontowe, po to aby zmieściła się na niej jak największa liczba zapisów. 
           
Księgowanie każdego dowodu zajmuje w dzienniku dwa wiersze ponieważ trzeba tego dokonać na dwóch kontach Dt (strona debetowa) i Ct (strona kredytowa).

ZALETY: 
 
 » możliwy bezproblemowy podział pracy,
 » możliwość prowadzenia nieograniczonej liczby kont,
 » prowadzenie zapisów nie wymaga dużych nakładów pracy,
 » możliwość dokonywania zapisów zbiorczych,
 » małe prawdopodobieństwa popełnienia błędów,
 » łatwość w odszukiwaniu błędów,

 » możliwość zmechanizowania pracy,
 » łatwość w odszukiwaniu potrzebnego konta,
 » możliwość stosowania dowolnej segregacji czy układów,

   WADY:  
   
» utrudnienia w kontroli przebiegu całości oddzielnych transakcji,
» problem z zestawieniem sprawozdań w przypadku gdy dana pozycja wynika tylko z niektórych zapisów księgowych,


Jest to bardzo elastyczna forma, która może być stosowana niezależnie od wielkości jednostek gospodarczych i wymagań.

Szczegóły publikacji...

Tabelaryczna forma techniki księgowości.

Znana jest również jako "amerykańska" technika księgowości.

Polega ona na prowadzeniu oprawionej księgi zwanej "Dziennik Główna" albo dziennik tabelaryczny.


Łączy ona w sobie:

1) dziennik, który powstał w celu prowadzenie chronologicznej i uporządkowanej ewidencji pojedynczych operacji gospodarczych,

2) zespół kont syntetycznych, funkcjonujący również pod nazwą księga główna, która służy sporządzaniu zapisów systematycznych.
 
Księgi prowadzi się według ustalonych reguł i standardów:

Wszystkie operacje muszą zostać zapisane w dzienniku zgodnie z kolejnością w jakiej wysterowały, w odpowiednich kolumnach dziennika. Musi zostać zapisana: data wpisy, numer dowodu, treść i kwoty.
Zapisy kwot uwzględnionych w operacjach gospodarczych powinien równać się z sumą obrotów debetowych oraz sumą obrotów wszystkich kont.

Jest to wygodny sposób, który pozwala na bieżąco kontrolować  oraz sprawdzać poprawność zapisów.

Wszystkie księgowania muszą być wykonane odręcznie.

ZALETY:
   
 » przejrzystość zapisów,
 » łatwość wyszukiwania błędów,
 » łatwość sporządzania oraz uganiania zapisów.
           
WADY:
         
 » ograniczona liczba kont systematycznych ze względu na rozmiar księgi,
 » uciążliwy i utrudniony podział prowadzenia ewidencji między kilka osób,
 » wysokie ryzyko popełnienia błędów przy przenoszeniu danych z jednej stronicy na        kolejną,             

Tabelaryczna forma techniki księgowości zazwyczaj sprawdza się w niewielkich firmach, które dokonują względnie niewielu operacji gospodarczych oraz posługują się mała liczbą kont.

Szczegóły publikacji...

Księgowość i jej rodzaje.

Księgowość stanowi jeden z podstawowych elementów rachunkowości. Opiera się on ana rejestracji w ujęciu pieniężnym zdarzeń gospodarczych, które wpłynęły na zmianę majątku jednostki gospodarującej i źródłach jego pochodzenia. Czyli prościej ujmując jest to prowadzenie dokumentacji bezpośrednio związanej z przychodami i rozchodami przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami. Na jej podstawie dokonuje się rozliczeń zarówno z Urzędem Skarbowym jak i partnerami biznesowymi.

Księgowość dzielimy na:

1) TRADYCYJNĄ
Techniki oparte na zapisie ręcznym charakteryzuje wyższość syntetyki nad analityką. Najpierw dokonuje się zapisu na kontach syntetycznych a dopiero potem powtarza się czynność na kartach analitycznych.

a) forma tabelaryczna- polega na prowadzeniu księgi "dziennik-główna" i łączy w sobie dwa urządzania: 
          » dziennik
          »  zbiór kont syntetycznych
 b) forma przebitkowa - zwarte księgi zastąpione są przez karty kontowe tworzące kartoteki,
c) forma rejestrowa - stosowana w operacjach masowych, w których występuje wiele dowodów              księgowych danego typu,

2) KOMPUTEROWĄ

W tym przypadku najpierw powstaje zapis a analityce. W syntetyce natomiast nic się nie księguje, sama się tworzy w wyniku sumowania księgowań. Konta analityczne działają identycznie jak konta syntetyczne w przypadku księgowości tradycyjnej.

Szczegóły publikacji...