Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej jest niezwykle uciążliwe. Wymaga wynajęcia odpowiedniego archiwum, bądź przekazania tego obowiązku specjalistom.
Aktualnie proces ten można znacznie usprawnić poprzez zastosowanie specjalnego oprogramowania. Bardzo ważne jest jednak, iż każdy przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić dostępność dokumentów.

Elektroniczne przechowywanie dokumentów jest prawnie dozwolone pod warunkiem, że zostaną odpowiednio zabezpieczone przed:
- możliwością dokonywania zmian,
- nieupoważnionym rozpowszechnieniem,
- uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Właściciel musi dodatkowo przygotować kopię zapasową dokumentacji elektronicznej na nośniku pamięci. Dostęp do nich musi być ograniczony. Przedsiębiorca musi też dysponować urządzeniem, które umożliwia wydruk danych na nich zawartych.
Akta te muszą być przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku.